PRIVACY STATEMENT

Privacy Statement
HOEZO! Projectmanagement & Congresorganisatie B.V.

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming 25 mei 2018

Inleiding
HOEZO! Projectmanagement & Congresorganisatie B.V. (hierna "HOEZO!"), statutair gevestigd aan de Herenweg 180 (2101 MV) te Heemstede (KvK nr 34239540), is voor haar deelnemers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze zijn weergegeven in deze privacyverklaring conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 (hierna “AVG”).

De volledige contactgegevens van HOEZO! zijn weergegeven op de website van HOEZO! via www.hoe-zo.nl.

HOEZO! streeft er naar dat persoonlijke gegevens van deelnemers, opdrachtgevers en andere direct belanghebbenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd worden. HOEZO! committeert zich vanzelfsprekend aan de bepalingen zoals opgenomen in de AVG en gelijkluidende wetten en verordeningen.

HOEZO! is verantwoordelijk voor de verwerking, de bewaring en de bewaking van de gegevens van deelnemers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden.

 

Verwerking van persoonsgegevens
HOEZO! legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Dit is o.a. het geval wanneer u deelneemt aan een evenement of congres, uw interesse opgeeft of op een andere wijze uw belangstelling kenbaar maakt, of anderszins contact heeft met HOEZO!. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Deze persoonsgegevens (kunnen) bestaan uit:

a.         Voor- en achternaam, inclusief initialen;

b.         Geslacht

c.         Geboortedatum en/of leeftijd

d.         Adresgegevens

e.         Telefoonnummer(s)

f.          E-mailadres(sen)

g.         Gegevens over de zakelijke activiteiten (functies)

h.         Bankrekeningnummer(s) o.a. in het geval van betaalde congressen

i.           Factuuradres

j.           Foto

k.         Dieetwensen

l.           ID/paspoort-gegevens

m.        BSN-nummer

n.         Visa brief


HOEZO! verwerkt uw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen en op basis van die grondslagen met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken.

HOEZO! verwerkt uw persoonsgegevens voor onder meer de volgende doelen:

a. Registratie voor congres, symposium of ander georganiseerde bijeenkomst;

b. Netwerkdoeleinden;

c. Het afhandelen van betalingen en declaraties;

d. Verzenden van een nieuwsbrief, informatie over congressen en dergelijke;

e. Deelnemers te kunnen bellen, e-mailen, sms-en of Whats-appen indien dit nodig is om de activiteit uit te kunnen voeren of annuleren;

f. Deelnemers te informeren over wijzigingen van de activiteiten en alle andere direct aan de bijeenkomst gerelateerde aspecten.

g. Sprekers- en of sponsorbijdragen;

h. Dieetwensen;

i. Boeken vliegticket- en/of hotel.

 

Het is mogelijk dat foto- en beeldmateriaal tijdens een bijeenkomst wordt gemaakt. Dit materiaal kan onder meer gebruikt worden ter promotie van de bijeenkomst op websites, social media, nieuwsbrieven, promotie volgend congres, verslaglegging en vakbladen. Mocht u hiertegen bezwaar hebben, dan kunt u dit aangeven via info@hoe-zo.nl of bellen met 023 5552720.

Verwerkersovereenkomsten
HOEZO! ontvangt van haar opdrachtgevers persoonsgegevens voor het doen uitvoeren van haar werkzaamheden (waaronder het versturen van save the date, uitnodigingen en dergelijke). HOEZO! sluit (in ieder geval per 25 mei 2018 – invoering AVG) met haar opdrachtgevers een verwerkersovereenkomst vast. Een verwerkersovereenkomst regelt de verantwoordelijkheden bij de verwerking van persoonsgegevens als een bedrijf voor de verwerking een ander bedrijf inschakelt. De opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de verstrekte persoonsgegevens en voor de, in opdracht van de opdrachtgever, opgevraagde gegevens.

HOEZO! gebruikt deze gegevens alleen voor de uitvoering en de afhandeling van de betreffende overeenkomst, voor haar overige dienstverlening en interne bedrijfsvoering. HOEZO!verkoopt uw gegevens ook niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Inzage, correctie en verwijdering
U kunt te allen tijde een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens verzenden naar HOEZO!. Stuur een bericht met uw naam en contactgegevens aan HOEZO! Projectorganisatie & Congresmanagement B.V. of een e-mail aan
info@hoe-zo.nl of bel met 023 5552720. In uw verzoek dient u zoveel mogelijk te specificeren op welke persoonsgegevens het verzoek ziet. HOEZO! zal zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

In geval van een verzoek tot verwijdering zal HOEZO! de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. HOEZO! stuurt u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht.


 

Beveiliging en bewaartermijn

De persoonsgegevens zijn bij HOEZO! beveiligd via de huidige gebruikelijke technieken. HOEZO! neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan via de e-mail contact op met info@hoe-zo.nl.

HOEZO! bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het congres waarvoor u zich heeft aangemeld, alsmede voor een eventueel toekomstig congres, in het geval van jaarlijkse congressen en zulks in het kader van de activiteiten die van een congresmanagement en projectorganisatie als gewoon mogen worden verondersteld.

Uw gegevens worden in ieder geval niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Financiële gegevens zullen zeven jaar voor de administratie bewaard blijven. In alle overige gevallen zullen uw gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd worden.

Klikgedrag en IP-adres
Op de website van HOEZO! worden geen bezoekgegevens bijgehouden, anders dan dat het aantal bezoekers wordt geteld. De bezoekers van de website van HOEZO! worden niet geïdentificeerd.

Gebruik van Cookies door HOEZO!
HOEZO! gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy van websitebezoekers. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

HOEZO! en andere websites
Het kan zijn dat u via een inschrijfformulier, een mailing of anderszins wordt doorverwezen naar een website en/of privacy statement van een opdrachtgever. HOEZO! draagt nimmer verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor het Privacy Statement, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.
Daarnaast kan HOEZO! nimmer verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud van de website en het Privacy Statement van deze derde(n).

 

Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens, laat het ons weten via info@hoe-zo.nl, dan zullen wij er alles aan doen om uw klacht in goede orde af te handelen. Mochten we hier gezamenlijk niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen
HOEZO! behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Check daarom regelmatig het Privacy Statement van HOEZO! aangaande het privacy beleid.

Dit is het Privacy Statement van HOEZO! Projectmanagement & Congresorganisatie B.V.

Heemstede, februari 2018